Prowadząc działalność gospodarczą zależy nam na obniżaniu kosztów.
Jedną z najpowszechniejszych wśród przedsiębiorców form jest odliczanie VAT od kosztów związanych z eksploatacją samochodu. Zgodnie z ostatnimi zmianami samochody możemy wykorzystywać:

• tylko i wyłącznie do celów służbowych ;
• do celów mieszanych.

W pierwszym przypadku ( co do którego przepisy się nie zmieniły ) można odliczyć 100 % VAT od wydatków związanych z ich eksploatacją (np. ich nabycie, używanie w ramach leasingu, naprawy, wymiana opon , zakup paliwa ) , pod warunkiem, że zostaną spełnione dodatkowe obowiązki :

• cechy konstrukcyjne pojazdu
• przedsiębiorca ma obowiązek posiadania dodatkowego badania technicznego przez Okręgową Stację Kontroli Pojazdów.
• obowiązek udowodnienia, że pojazd nie może być wykorzystywany do innych celów niż firmowe.

Do pojazdów, które pozwalają odliczyć 100% VAT, zaliczamy:samochody ciężarowe powyżej 3,5 tony;

• samochody specjalne np. koparka;
• samochody z zaświadczeniem VAT-1a, VAT-1b lub VAT-2;
• samochody poniżej 3,5 tony – tylko do celów firmowych – trzeba spełnić dodatkowe obowiązki.

Jeśli chodzi o obowiązek udowodnienia , że pojazd może być wykorzystywany do celów innych niż firmowe należy :

•  dostarczyć do Urzędu Skarbowego druk VAT-26.
•  prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT.
•  posiadać regulamin, który określa zasady używania samochodu do celów działalności gospodarczej.

W celu prawidłowego ewidencjonowania kosztów w księgach rachunkowych, wszystkie wyżej wymienione dokumenty należy również przekazać do biura rachunkowego. Uchroni to przedsiębiorcę przed niechcianą kontrolą z Urzędu Skarbowego.
Teraz dochodzimy do sedna sprawy , która dotyczy drugiej grupy , czyli wykorzystanie samochodu do celów mieszanych – służbowych i firmowych . W tym przypadku można odliczyć 50% VAT od wydatków związanych z ich eksploatacją (np. ich nabycie, używanie w ramach leasingu, naprawy, wymiana opon ).

Czyli główną różnicą jest czy chcemy odzyskać 50% czy 100% VAT od eksploatacji pojazdu. Pomimo nasuwającej się oczywistej odpowiedzi i optymistycznego liczenia zysków na koncie ze zwrotu podatku VAT, należało by wystudzić troszkę emocje – ponieważ każdy kij ma dwa końce. Upłynęły już dwa miesiące od wprowadzenia powyższych zapisów – należy spojrzeć jak powyższe zapisy wyglądają w praktyce. Z jednej strony kuszący jest zwrot 100% podatku VAT – niejednokrotnie jest to kwota dość znacząca, w szczególności przy zakupie samochodu o wartości np. 100.000 zł, z drugiej strony należy rozważyć ewentualność, czy jesteśmy w sposób racjonalny udowodnić, iż pojazd był wykorzystywany tylko i wyłącznie do działalności gospodarczej, gdyż w przeciwnym wypadku fiskus w najlepszym przypadku może upomnieć się o zwrot nienależnie pobranego podatku VAT, w najgorszym może skończyć się na sankcjach karno-skarbowych.

Główna różnica w praktyce sprowadza się do prowadzenia tzw. Kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. Ta z pozoru niepozorna rzecz może przysporzyć nam wielu kłopotów, również w oczach naszych kontrahentów.O ile wiele osób zgłosiło pojazdy do 100% odpisu, podchodząc do tematu – powypisuję że gdzieś byłem i „święto lasu”. Jednak rzeczywistość okazuje się dużo bardziej brutalna.
W praktyce zgłoszenie pojazdów na 100% VAT, poza zwiększeniem wpływów z podatku, zwiększyło w firmach liczbę kontroli skarbowych związanych z uzyskaniem tych korzyści.
Ostatnimi czasy w jednej z firm zawitali Państwo z Urzędu Skarbowego, poza kilometrówkami kilku pojazdów nie interesowało ich nic więcej. Na początek poszły odległości wpisane pomiędzy miastami – okazało się że pracownicy wpisywali rzeczy fikcyjne – fantazją wykazała się jedna osoba wykazująca 500 kilometrową odległość z Krakowa do Rzeszowa . Pozostałe wpisane odległości również zostały zweryfikowane w oparci o znane portale internetowe (kontrolujący przyjęli sobie pewną tolerancję jaka może powstać np. na zjechanie z trasy itp. – dane mieszczące się w danych z mapek plus tolerancja zostały uznane za wiarygodne), pozostałe urząd poprosił o dostarczenie dokumentów potwierdzających powyższe odstępstwa. Standardowym tłumaczeniem było – zjechałem z trasy, żeby załatwić inną sprawę u innego kontrahenta. I tutaj kontra –czemu tego nie ma w wykazie. Jadąc przykładowo z Katowic do Gdańska, jeżeli zbaczamy do Warszawy kilometrówka powinna mieć wygląd : Katowice – Warszawa, Warszawa – Gdańsk, wpisanie trasy Katowice- Gdańsk jest niepoprawne. Pół biedy kiedy jeżeli odbiliśmy do Warszawy w celach służbowych, gorzej jeżeli nie mamy żadnej firmy współpracującej, a zjechaliśmy aby odwiedzić ciocię. Urząd może nakazać nam wskazanie kontrahenta u którego byliśmy, jeżeli z nikim w tym mieście nie współpracujemy , twierdząc iż próbujemy pozyskać nowego klienta z tamtego miasta zostajemy zmuszeni do przedstawienia innych dowodów potwierdzających taki stan rzeczy – np. mail z potwierdzeniem spotkania, złożoną ofertę itp. Na koniec najciekawsze, co w przypadku gdy twierdzimy iż byliśmy w danym miejscu o danej godzinie w celach służbowych, jednak nic poza naszymi słowami nie mamy dla urzędników kontrolujących. Jeżeli nasze tłumaczenia nie są wystarczająco przekonywujące urząd może wezwać do przedstawiania świadków, co skutkuje wzywaniem do urzędu skarbowego w danym mieście kontrahenta z którym rzekomo się spotkaliśmy, celem potwierdzenia naszych zeznań, co generalnie nie umacnia naszego lub naszego pracodawcy wizerunku w oczach kontrahenta.
Jakby nie patrzeć sytuacja ta autentyczna wynikała z faktu, iż pracownicy wpisywali fikcyjne dane, dopasowując stan licznika na koniec tygodnia do ogólnie zapamiętanych tras. Niestety kilometrówki zostały zakwestionowane, jednak jak widać z powyższego – podając np. fikcyjną firmę gdzie byliśmy, która nie potwierdzi naszego stanowiska może skończyć się na wniosku do prokuratury o wyłudzanie podatku VAT (jest to sytuacja ekstremalna, jednak możliwa z punktu widzenia prawa).
Może się okazać, iż w większych przedsiębiorstwach koszty związane z kontrolą wiarygodności prowadzonych danych w kilometrówkach, mogą przewyższać zyski z podatku. Oczywiście pracodawca może sobie zabezpieczyć się w sposób prawny poprzez stosowne zapisy umów zawartych z pracownikiem, jednak praktyka bywa w wielu przypadkach bardziej skomplikowana, ale to temat na oddzielny artykuł.

Innym ciekawym przypadkiem z kontroli skarbowej był przypadek przedsiębiorcy, prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, który pomimo przestróg zgłosił jedyny posiadany samochód na 100% odliczenia VAT. Podczas kontroli, tłumaczenia iż samochód wykorzystuje tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej (zgłoszoną w miejscu zamieszkania, czyli pojazd był parkowany pod domem), natomiast na zakupy jeździ autobusem wywołał lekki uśmiech osób kontrolujących. Oczywiście dość szybko osoby kontrolujące uświadomiły kreatywnego przedsiębiorcę o możliwości faktu zweryfikowania tych zeznań np. poprzez zeznania sąsiadów, co spowodowało, jednak osoba ta przypomniała sobie, iż zdarzało się jemu raz lub dwa tym samochodem pojechać na zakupy. Ostatecznie, okazało się iż zgłoszenie na początku pojazdu na 50% odliczenia VAT byłoby bardziej korzystne.

Jak widać z powyższego należy bardzo ostrożnie podchodzić do faktu zgłaszania pojazdów na 100% odpisu podatku VAT. Oczywiście nie ma nic złego w chęci płacenia niższych podatków lub korzystania z większych ulg, jednak należy to dokładnie przeanalizować, ponieważ zyski z podatku mogą nie pokryć strat wizerunkowych oraz komplikacji związanych z udowadniania gdzie po co byliśmy, czy czasu spędzonego na kontrolach .

Jak widać, często praktyka pokazuje iż w księgowości 100% może oznaczać mniej niż 50%.

[yasr_overall_rating]