Od 1 lipca została wprowadzona nowelizacja Ordynacji Podatkowej, która wprowadza bardzo duże zmiany w zakresie formy komunikacji z Urzędami Skarbowymi.

W głównej mierze ustawodawca stawia nacisk na automatyzację procesów kontrolnych, narzucając wymóg wprowadzenia w systemach informatycznych przedsiębiorstw tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

Nie jest to niczym nowym, jak tylko szczegółowym zapisem poszczególnych pól deklaracji.

W praktyce oznaczać to będzie przesyłanie pełnej ewidencji rachunkowej do urzędu skarbowego (od lipca 2016 dotyczy to dużych przedsiębiorstw, mikro i mali przedsiębiorcy będą podlegać temu obowiązkowi od czerwca 2018 roku).

Termin tej jest bardzo odległy, natomiast wielu przedsiębiorców stwierdzi iż ponieważ jego księgi rachunkowe prowadzone są przez biuro rachunkowe nie ma on potrzeby wprowadzać żadnych zmian w swoich systemach ewidencyjnych.

Należy się przyjrzeć czy tak jest w rzeczywistości.

W praktyce JPK został podzielony na siedem struktur logicznych, mianowicie:

1 – księgi rachunkowe,

2 – wyciągi bankowe,

3 – magazyn,

4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT,

5 – faktury VAT,

6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów,

7 – ewidencja przychodów.

Jak widać z powyższego w rzeczywistości większość z w/w struktur znajduje się po stronie biura rachunkowego, jednak widać jeden haczyk mianowicie pkt. 3 – magazyn.

Prowadzenie magazynu wymaga na przedsiębiorcy wprowadzenia do swojego systemu ewidencyjnego zmian w zakresie interfejsu JPK, w wielu przypadkach będzie wiązało się to z wymianą programu magazynowo-księgowego.

Nie odosobnione są przepadki pracy na systemach DOS, lub zakupionych od firm które nie oferują już wsparcia produktu.

Istnieją również inne zagwozdki, mianowicie gdy ewidencja prowadzona jest w kilku systemach. W obecnej sytuacji weryfikacja danych odbywa się w sposób manualny, czyli dany pracownik posiada wiedzę na temat tych danych, jednak w żaden sposób nie są one jednoznacznie spójne pomiędzy systemami.

W takim przypadku należałoby przeprowadzić standaryzację danych. Pomimo faktu możliwości przesyłania danych w kilku plikach, muszą one zawierać jednoznaczne informacje pozwalające powiązać te dane księgowe.

Jak więc widać, czasy kiedy księgi rachunkowe były prowadzone za pomocą kalkulatora definitywnie odchodzą do lamusa – nadchodzą czas szybkiej kontroli (w tym również krzyżowej) przez Urzędy Skarbowe.