W niemalże każdej firmie jest samochód, jest on nie tylko niezbędny do prowadzenia działalności , ale również dzięki niemu możemy obniżyć koszty . W przypadku samochodu osobowego, bez względu na formę własności, należy zacząć od określenia, czy będzie on wykorzystywany tylko i wyłącznie do jej prowadzenia , czy również do celów prywatnych. Jest to warunek konieczny do prawidłowego odliczania podatku VAT od wszelkich wydatków związanych z eksploatacją jak również nabyciem takiego samochodu. Jeśli samochód będzie wykorzystywany do celów mieszanych , czyli w działalności i prywatnie , przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT. Natomiast w sytuacji, gdy będzie on wykorzystywany tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności – mamy prawo do odliczania pełnej wartości podatku VAT, jednakże należy spełnić poniższe warunki :
- zarejestrować samochód w Urzędzie Skarbowym na formularzu VAT-26;
- prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu;
- stworzyć regulamin użytkowania samochodu w firmie.
W przypadku, gdy posiadamy już lub zakupimy samochód na firmę ( faktura ) – musimy go ująć w ewidencji środków trwałych i poddać amortyzacji zgodnie z regulacjami wynikającymi z ustawy o PIT.
Jeśli wartość samochodu nie przekracza 3500,00 PLN netto , a jest on kompletny i zdatny do użytku oraz będzie używany w firmie dłużej niż 1 rok, stosujemy amortyzację jednorazową . Natomiast jeśli przekracza tą kwotę, możemy zastosować dwie metody amortyzacji :
- liniową – standardowy okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi 5 lat (60 miesięcy), przy zastosowaniu stawki 20% z Wykazu stawek,
- ze stawką indywidualną – w przypadku samochodu używanego (używanego przed nabyciem co najmniej pół roku) stawka roczna wynosi 40%, a okres zostaje skrócony do 2,5 roku.
Możemy również zakupić samochód na firmę w formie leasingu. Do wyboru mamy dwie odmiany:
- leasing operacyjny;
- leasing finansowy ( kapitałowy ) .
W leasingu operacyjnym ponosimy niższe nakłady finansowe na początku , ponieważ poza wydatkami związanymi z eksploatacją samochodu , do kosztów podatkowych wpisujemy również opłatę wstępną ( czynsz inicjalny ) oraz raty leasingowe . Przedmiot leasingu zaliczany jest do składników majątkowych leasingodawcy (np. firmy leasingowej). Obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych należy zatem do niego. Minimalny okres trwania umowy to niespełna połowa (a dokładnie 40 % ) okresu amortyzacji środka trwałego. Na przykład, według przepisów amortyzacja samochodu osobowego trwa 5 lat, w związku z tym umowa leasingu operacyjnego trwałaby minimum 2 lata. Po zakończonej umowie leasingowany przedmiot można wykupić.
W leasingu finansowym przedmiot umowy jest zaliczany do składników majątkowych leasingobiorcy i to na nim spoczywa obowiązek dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Do kosztów uzyskania przychodów możemy jedynie zaliczyć część odsetkową raty leasingowej. Podatek VAT natomiast należy uiścić w całości z góry przy pierwszej racie tuż po odbiorze przedmiotu. Leasingobiorca staje się właścicielem przedmiotu leasingu automatycznie po wpłacie ostatniej raty.